Peran Akuntan pada Reengineering Proses Bisnis

Pendahuluan
Kemajuan dalam teknologi komputer mempunyai dampak pada seluruh aspek bisnis. Banyak aktivitas dalam operasi bisnis diganti dengan komputer.
Perkembangan teknologi yang pesat mengakibatkan pergeseran paradigma terhadap teknologi informasi. Karena perubahan tersebut, keputusan yang harus diambil dalam bisnis, oleh manajemen sangat berbeda dari keputusan sebelumnya.
Menghadapi milenium baru banyak perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat melakukan reengineering kegiatan-kegiatan bisnis mereka. Perusahaan yang melakukan reengineering akan mencapai perbaikan secara dramatis dalam melakukan proses bisnis secara cepat, terjadinya efisiensi yang tinggi, menghasilkan produk yang berkualitas dan services yang profesional terhadap konsumen.
Reengineering mematahkan asumsi dan aturan yang menghalangi pemikiran-pemikiran radikal mengenai pembentukan proses cross-functional.
Karena dengan reengineering manajemen menginginkan perubahan secara radikal terhadap prosedur dan proses bisnis.
Manajemen dihadapkan masalah penggunaan sumber daya maupun orang-orang agar tetap mendapatkan manfaat yang tinggi. Dalam pemanfaatan personalia diharapkan terdapat sinergi baru yang juga menghasilkan manfaat lebih. Pemanfaatan akuntan dalam era informasi mengikutii paradigma baru, akuntan harus mengambil posisi yang tepat sehingga tidak tertinggal dalam situasi kemajuan teknologi saat ini.
Posisi yang tepat akan menghindarkan terjadinya penggusuran posisi strategis akuntan karena digantikan oleh pakar lain.
Posisi akuntan sangat penting dalam pengembangan sistem informasi. Akuntan pada situasi tersebut dapat dikatakan sebagai penguasa proyek tersebut. Sejak tahapan perencanaan sistem, perekayasaan, uji coba dalam pemeliharaan sistem, akuntan selalu terlibat secara dominan.
Bagian penting dari pengembangan sistem informasi suatu organisasi bisnis adalah melakukan reengineering proses bisnis. Meskipun tampaknya reengineering merupakan tugas para pakar manajemen namun dalam organisasi bisnis banyak yang harus ditangani oleh akuntan bahkan ada kegiatan yang hanya dapat dilakukan oleh akuntan.
Urgensi Reengineering
Tidak semua organisasi bisnis membutuhkan reengineering Bryan Plug (1994) mengemukakan enam indikator diperlukannya reengineering. Pertama, teknologi informasi tidak mampu memenuhi kebutuhan pemakai. Terdapat sejumlah tanda bahwa suatu teknologi telah ketinggalan jaman. Salah satu tandanya adalah para pemakai tidak menggunakan lagi teknologi itu atau mereka menyampaikan keluhan bahwa mereka tidak memperoleh informasi yang mereka butuhkan dari sistem yang ada. Apabila teknologi perusahaan selaras dengan tujuan perusahaan, para pemakai dapat membuat keputusan yang efektif dan produktif.
Kedua, posisi kompetitif lemah. Jika para pesaing mampu memasuki pasar secara lebih cepat, menemukan cara efisien, responsif dan fleksibel terhadap pelanggan, maka posisi kompetitif perusahaan semakin lemah. Ketiga, komunikasi yang jelek antardivisi atau antardepartemen. Salah satu prinsip reengineering adalah pemberdayaan setiap individu untuk mampu membuat keputusan yang baik membutuhkan informasi. Teknologi yang dikembangkan harus mampu menembus batas-batas departemen dan mengikuti aliran proses operasi.
Keempat, prosedur tidak fleksibel. Perusahaan harus menjaga fleksibilitas proses bisnis terhadap perubahan yang terjadi. Fleksibilitas penting untuk menciptakan keunggulan kompetitif. Kelima, ketidakmampuan untuk memanfaatkan kesempatan.
Strategi reengineering proses bisnis yang tepat akan menghasilkan suatu sistem yang fleksibel untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang berubah dengan cepat sehingga mamanfaatkan kesempatan. Dan, keenam, para pemakai menyelesaikan sendiri masalahnya. Mereka akan memenuhi kebutuhan perusahaannya sendiri dengan mengembangkan perbaikan yang mereka rasa perlu. Ini akan mengakibatkan membengkaknya biaya aktivitas. Jika keadaan ini terjadi, perubahan harus dilakukan. Reengineering menjamin perusahaan tidak melakukan perbuatan yang sia-sia.
Manajemen harus mampu mendeteksi indikator tersebut, dalam usaha tetap terjaminnya usaha perusahaan di masa depan dengan reengineering.
Teknologi Informasi dalam Reengineering
Reengineering merupakan pemikiran kembali dan perancangan kembali secara lengkap proses bisnis, terutama untuk memperbaiki kualitas produk dan jasa yang dihasilkan. Perusahaan akan mencermati aliran proses bisnis dan akan menemukan bahwa teknologi informasi adalah faktor kritis dalam reengineering sistem dalam perusahaan. Reengineering dimulai dengan keputusan untuk mempersingkat proses bisnis untuk meningkatkan efisiensi dengan menggunakan teknologi informasi.
Hammer dan Champy (1993) menemukan empat unsur sebagai prinsip reengineering, yaitu: Orientasi proses, ambisi, pengubahan peraturan, penggunaan secara kreatif teknologi informasi.
Prinsip ambisi dan pengubahan peraturan bukan hal baru dalam inovasi manajemen. Prinsip orientasi pada proses dan penggunaan teknologi informasi merupakan gagasan yang relatif baru dalam pembentukan struktur organisasi. Penguraian bisnis ke dalam proses yang cross-functional merupkan aspek penting dalam reengineering dan mempunyai dampak besar terhadap struktur organisasi serta pengembangan sistem informasi.
Teknologi informasi berperan sebagai katalisator untuk pembentukan dan penyusunan kembali organisasi. Sebelumnya, teknologi informasi pada dasarnya digunakan untuk melaksanakan struktur dan peraturan bisnis yang ada. Dalam reengineering, teknologi informasi berperan aktif sebagai agen perubahan secara dramatis untuk memperoleh perbaikan radikal dalam kinerja organisasi, baik dalam kualitas, biaya, layanan dan kecepatan.
Perencanaan strategi bisnis harus dibentuk dengan mempertimbangkan teknologi informasi sehingga teknologi informasi mampu menjadi satu keunggulan kompetitif dalam perencanaan strategis. Reengineering membutuhkan penggunaan secara kreatif teknologi informasi. Reengineering akan sulit dilaksanakan jika tanpa memanfaatkan secara maksimum kemampuan yang ada dalam teknologi informasi.
Peran Sistem Informasi dalam Reengineering
E.V Martinez (1995) menggolongkan peran sistem informasi dalam reengineering ke dalam tiga peran, yaitu:peran pendukung, peran partnership, dan peran kepemimpinan.
Martinez menyimpulkan bahwa sistem informasi harus menyeimbangkan perannya dalam kepemimpinan yang bersifat teknis dan partnership bisnis. Namun sesungguhnya secara implisit dapat disimpulkan bahwa sistem informasi memainkan peran yang seimbang dalam peran kepemimpinan teknis teknologi informasi, peran partnership dalam bisnis dan peran pendukung dalam perencanaan strategis jangka panjang. Ia menyimpulkan bahwa keberhasilan reengineering membutuhkan partnership antara sistem informasi dengan bisnis.
Susan Falson (1993) berpendapat bahwa teknologi informasi merupakan pusat reengineering proses bisnis, namun organisasi sitem informasi dalam banyak perusahaan tidak mampu memerankan peran tersebut. Reengineering berarti perubahan yang cepat dan besar, dan umumnya sistem informasi belum dapat melakukan suatu yang besar dan cepat. Sistem informasi perlu melakukan reengineering proses-prosesnya dulu sebelum mampu berperan.
Claude Vaillacourt (1993) berpendapat apabila sistem informasi tidak dapat bereaksi secara tepat waktu, tidak mampu menyelesaikan pekerjaan dengan cepat, tidak menjadi bagian proses bisnis, dan dirasakan tidak menambah nilai, maka organisasi menghadapi bahaya besar. Perusahaan perlu melakukan reengineering terhadap sistem informasi lebih dahulu sebelum dapat melakukan reengineering bisnis.
Richard Hossack (1993) berpendapat bahwa masalahnya bukan untuk memojokkan information system group, namun mengakui prinsip yang seharusnya. Jika perusahaan menginginkan kesatuan organisasi yang mapan, maka information system group harus memperoleh kesempatan untuk berperan secara aktif dalam reengineering proses bisnis.
Peran Akuntan sebagai Ahli Sistem Informasi dalam Reengineering
Scott E. Bates (1995) mengemukakan bahwa satu-satunya cara suatu usaha reengineering akan berhasil adalah jika dipimpin oleh pimpinan bisnis. Ahli sistem informasi mempunyai peran penting dalam mencapai keberhasilan reengineering, jika pimpinan bisnis tidak memprakarsai perubahan maka reengineering tidak akan terjadi. Dalam reengineering perubahan sesungguhnya bukan sekadar memodifikasi suatu proses, namun merupakan perubahan perilaku.
Teknologi baru, misalnya imaging, software dan groupware manajemen dokumen dapat memperbaiki secara dramatis cara pengiriman produk kepada pelanggan.
Teknologi baru lebih memungkinkan perusahaan untuk lebih customer focused.
Teknologi baru lebih memungkinkan perusahaan bekerja secara efisien dalam tim cross-functional dengan orang-orang dari penjuru dunia. Teknologi baru ini dapat dimanfaatkan oleh akuntan untuk mengubah perilaku anggota organisasi ke arah yang diinginkan. Akuntan ikut bertanggungjawab dalam membentuk sustu informasi yang mampu mewujudkan misi, filosofi, visi dan nilai-nilkai yang dibentuk oleh pimpinan bisnis.
Jodie Ray (1995) berpendapat bahwa reengineering bukanlah ancaman bagi ahli sistem informasi. Reengineering merupakan kesempatan mereka untuk bereperan serta dalam usaha keberhasilan perusahaan. Ahli sistem informasi adalah pelaku proyek reengineering untuk teknologi informasi dan orang-orang yang memberikan penjelasan-penjelasan kepada perusahaan. Keberhasilan usaha reengineering membutuhkan sustu partnership antara ahli bisnis dan ahli sistem informasi.
Ahli sistem informasi memainkan peranan penting dalam proses reengineering.
Mereka bahkan dapat memimpin usaha reengineering melalui teknologi informasi.
Mereka harus bekerja sama dengan ahli bisnis untuk melakukan yang terbaik bagi perusahaan. Mereka bersama-sama dapat melakukan reengineering perusahaan dengan berhasil.
Simpulan
Perkembangan teknologi informasi yang pesat mengakibatkan pergeseran terhadap paradigma teknologi informasi, yang mampu mengubah cara oerasi bisnis secara dramatis. Dengan demikian, teknologi informasi dapat menjadi salah satu keunggulan kompetitif melalui reengineering proses bisnis.
Reengineering bukan ancaman bagi akuntan sebagai ahli sistem informasi.
Reengineering merupakan kesempatan bagi mereka untuk berperan serta dalam mencapai keberhasilan organisasi. Akuntan sebagai ahli sistem informasi dapat memainkan beberapa peran dalam reengineering proses bisnis, bekerja sama dengan pimpinan bisnis. Ahli sistem informasi dapat perperan sebagai pimpinan teknis teknologi informasi, partner dalam bisnis, dan pendukung dalam perencanaan jangka panjang.
Sistem informasi yang dibentuk bersama oleh pimpinan dan ahli sistem informasi harus dapat mewujudkan ide-ide reengineering dalam suatu hubungan kemitraan yang saling menguntungkan.
Referensi
Anonymous. “ IT Reengineering.” Planning Review, (May/Jun 1993)
Bates, Scott E. “ What IS Role in Reengineering? Business Leaders Should Lead“. (Computer World)
Carey, David, “Nine Executives Tell You to Get Reengineering Success, “Information Technologi Magazine. (Nov 1993)
Hammer, Michel and James Champy. “Reengineering Corporation : A Manifesto for Business Revolution.” New York: Harper Collins Publisher, 1993
Kim, Bonn-Oh “Business Process Reengineering: Building a Cross-Functional Information Architecture,” Journal of Sistem Management. (Dec. 1994)
Martinez, E.V. “ Succesfull Reengineering Demands IS/Business Partnership,” Sloan Management Review. (Summer 1995)
Plug Bryan. “ When Is Reengineering a Necessity? Your IT can Tell You” Canadian Manager (Sept. 1994)
Ray, Jodie, “ What Is Role in Reengineering?: IS Should Be Treat as Equals.” Computer world.